Als teamleider klinisch secretariaat vervul je binnen de nieuwe matrixstructuur van het UMC Utrecht een belangrijke rol in de ondersteuning van het Klinisch centrum. Samen met een collega-teamleider geef je leiding aan het Klinisch Secretariaat. Jullie hebben gezamenlijk verantwoordelijkheid voor een team met een span of control van 38,2 fte (61 medewerkers). 

Je zorgt voor een goed georganiseerde en toekomstgerichte secretariaatsfunctie die de klinische teams ondersteunt. Daarbij ligt de focus niet alleen op de dagelijkse operatie, maar ook op de transitie naar nieuwe manieren van samenwerken, uniforme werkprocessen en continue verbetering. Je helpt digitale en datagedreven werkwijzen verder te ontwikkelen en neemt collega’s mee in veranderingen. Zo draag je bij aan een professionele, lerende en wendbare organisatie. 

Jouw belangrijkste taken: 

• Je geeft dagelijks leiding aan medewerkers van het klinisch secretariaat.  
• Je zorgt voor een passende personele bezetting, werkverdeling en roosters.  
• Je uniformeert werkprocessen, draagt bij aan een kliniekbrede aanpak voor rooster- en capaciteitsorganisatie en versterkt de samenwerking tussen secretariaten binnen en tussen clusters.  
• Je stuurt op de realisatie van kortetermijndoelstellingen (1 jaar) en levert input voor middellange termijn doelstellingen (2-4 jaar) van het cluster. 
• Je levert een actieve bijdrage aan de vernieuwbouw en de inrichting van toekomstige zorgprocessen. 
• Je initieert en begeleidt verbetertrajecten gericht op kwaliteit, efficiency en dienstverlening.  
• Je signaleert knelpunten en vertaalt deze naar concrete verbeteracties.  
• Je stimuleert professionele ontwikkeling en continu verbeteren als vast onderdeel van het dagelijks werken en creëert samen met de clustermanager een lerende verbetercultuur waarin teams eigenaarschap nemen. 

Het UMC Utrecht werkt aan een organisatiebrede transformatie naar een toekomstgerichte matrixstructuur. Deze verandering is nodig om beter in te spelen op toenemende complexiteit, de behoefte aan meer wendbaarheid en intensieve samenwerking binnen zorg, onderzoek, onderwijs en ondersteuning. 
Het Klinisch Centrum is een nieuw centrum binnen de organisatiestructuur van het UMC Utrecht en is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van klinische zorg en bijbehorende processen. Hieronder vallen de verpleegafdelingen voor volwassenen en kinderen, de intensive care voor volwassenen, kinderen en neonaten, de afdeling Psychiatrie en de opnameplanning. 

Door deze functies te bundelen in één regie- en expertisecentrum ontstaat een uniforme en toekomstbestendige inrichting van de kliniek. Dit zorgt voor meer voorspelbaarheid in opnames, optimale benutting van capaciteit en betere afstemming tussen zorgvraag en beschikbare mensen en middelen. 
Binnen deze omgeving ondersteunt het klinisch secretariaat de teams in het centrum. Goede samenwerking, uniforme processen en continuïteit in ondersteuning zijn daarbij essentieel. 

• Hbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding.  
• Je hebt ervaring met leidinggeven aan een team in een complexe organisatie.  
• Je hebt kennis van procesverbetering, Lean en resultaatgericht werken.  
• Je hebt kennis van beleid, richtlijnen en procedures binnen het vakgebied.  
• Je hebt vaardigheid in plannen, organiseren en het maken van operationele keuzes.  
• Je hebt ervaring met veranderingstrajecten en het begeleiden van collega’s daarin.  
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en een verbindende stijl van leidinggeven.  
• Je hebt het leiderschapsprogramma Connecting Leaders afgerond of bent bereid dit te volgen.   

Leiderschap in het UMC Utrecht 
Leidinggeven in het UMC Utrecht betekent leidinggeven vanuit onze vier leiderschapsdimensies: compassievol, resultaatgericht, verbindend en waardegedreven leiderschap. Als leidinggevende bouw je aan een veilige, inclusieve en lerende werkomgeving, waarin medewerkers in zorg, onderzoek en onderwijs zich kunnen ontwikkelen en hun vakmanschap kunnen inzetten.
 
Je geeft richting en duidelijkheid door je opgaven concreet te maken, prioriteiten te stellen, voortgang te bewaken en tijdige, transparante besluiten te nemen volgens het 80-16-4-principe. Je verbindt teams en disciplines in onze matrixorganisatie, schept helderheid over rollen en verwachtingen en stimuleert eigenaarschap, samenwerking en gezamenlijke verantwoordelijkheid. 

Je handelt in lijn met onze missie, waarden en het één UMC Utrecht-principe, draagt deze actief uit en bent een zichtbaar rolmodel. Je investeert in je eigen ontwikkeling én in die van anderen: je ondersteunt medewerkers bij groei en reflecteert zelf voortdurend op je leiderschap. Zo realiseer je waarde voor onze patiënten, studenten en collega’s. 

• Een salaris tussen de € 3.765 - € 5.160 bruto per maand (schaal 9), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).  
• Cao-salarisverhoging van 3,5% vanaf 1 juli 2026.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.  
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.  
• 100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.  
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.  

Ontwikkelassessment

Een online ontwikkelassessment is onderdeel van de plaatsing- en benoemingsprocedure voor leidinggevende functies. Na het insturen van brief en CV ontvang je informatie over het aanvragen en het maken van het ontwikkelassessment. Zorg ervoor dat je het ontwikkelassessment 5 werkdagen voor het gesprek hebt afgerond.